CERNER ET RESPECTER LES REGLES D’ORGANISATION ET DE TENUE DES CONSEILS D’ADMINISTRATION ET ASSEMBLEES GENERALES

CERNER ET RESPECTER LES RÈGLES D’ORGANISATION ET DE TENUE DES
CONSEILS D’ADMINISTRATION ET ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Par M. Rodrigue N. FAHA & Jean Marcel MEBERE, Siège du GICAM – Mercredi, le 22 juin 2022

La présente session de clinique juridique a permis de sensibiliser les acteurs économiques sur la nécessité de mise en place d’un secrétariat juridique en entreprise ; d’identifier les règles d’organisation de tenue des réunions sociales ; d’identifier les risques et enjeux relatifs aux réunions sociales ; de maîtriser le cadre juridique et légal d’organisation des réunions sociales ; d’identifier les cas de remise en cause des réunions sociales et de leurs résolutions et de sécuriser les intérêts de l’entreprise et des parties prenantes à la vie sociale et à la gouvernance de la Société commerciale.

Le secrétariat juridique a pour cadre législatif : l’acte Uniforme OHADA relatif au Droit des Sociétés Commerciales et du groupement d’intérêt économique, du 30 Janvier 2014 et l’acte Uniforme OHADA relatif au Droit Comptable et à l’Information Financière, du 26 Janvier 2017.

I – LA PRÉPARATION DES RÉUNIONS SOCIALES

La préparation d’une réunion sociale consiste à établir : un ordre du jour, émettre une convocation, prévoir une fiche de présence.

A – L’ordre du jour

Il s’agit d’un document qui liste les résolutions qui seront débattues et votées lors de la prochaine Assemblée Générale (AG) ou le prochain Conseil d’Administration (CA). C’est un programme qui permet d’organiser le déroulé de la session, et de donner aux parties prenantes une bonne connaissance de l’ensemble des discussions qui vont leur être soumises. Il doit être établi avec minutie et clairvoyance. Il doit être précis, exhaustif, et sans équivoque. A peine de nullité, il est interdit de délibérer sur des points qui ne sont pas prévus dans l’ordre du jour tel qu’il figure dans la convocation. Exceptionnellement, il peut arriver qu’au cours d’une assemblée d’actionnaires, l’ordre du jour soit modifié séance tenante, mais à la condition que tous les actionnaires soient effectivement présents et d’accord. Selon les cas de figures, l’assemblée d’associés peut, même si cette question n’est pas inscrite à l’ordre du jour, révoquer le gérant et procéder à son remplacement. De même, le cas échéant, l’assemblée d’actionnaires peut en toutes circonstances, révoquer un ou plusieurs membres du CA, l’Administrateur Général, ou l’Administrateur Général Adjoint. (522 et 338-1).

B – La convocation

L’émission de la convocation. Elle doit être faite dans un délai minimal de 15 jours avant la tenue de l’AG. Dans le même délai, les documents nécessaires aux délibérations doivent également être communiqués, à peine de nullité des résolutions. Il n’est pas prévu de délai de convocation des CA. En ce qui concerne l’émetteur des convocations, la loi attribue la compétence en matière d’AG, au Gérant, au Conseil d’administration, à l’Administrateur Général, au Commissaire aux comptes (dans le cadre de l’exercice de son droit d’alerte), ou au liquidateur de la société commerciale. Dans des situations particulières, un mandataire désigné par la juridiction compétente peut convoquer une réunion sociale Assemblée Générale. Dans ce cas, le Tribunal fixe les points de l’ordre du jour. Pour ce qui est du Conseil d’Administration, il est convoqué par le Président du Conseil d’administration. Il peut également être convoqué par le tiers des membres, si le CA n’est pas réuni depuis au moins deux mois.

Les modalités de convocation. L’AG peut être convoquée par avis inséré dans un journal habilité à recevoir les annonces légales. Elle peut également être convoquée par courrier physique porté avec avis de réception, ou encore par télécopie ou courrier électronique lorsque les statuts le prévoient, et que l’actionnaire concerné a expressément accepté le mode de convocation et communiqué son ou ses adresses électroniques. Les modalités de convocation du CA sont laissées à la discrétion des statuts. La convocation de l’AG doit contenir la raison sociale, la forme juridique de la société, le capital social, le siège social, le numéro de RCCM. La date et le lieu de la réunion, la nature (ordinaire ou extraordinaire) de l’assemblée, l’ordre du jour. Pour ce qui est du CA, l’Acte uniforme est silencieux sur la question.

Les personnes à convoquer. Pour les Assemblées Générales, la convocation peut être adressée aux actionnaires, au Gérant, à l’Administrateur Général, le Président du Conseil d’administration, ou le Président Directeur Général, le Commissaire aux comptes, les autres invités tels que le notaire ou les collaborateurs dont la présence aura été jugée utile.

Pour le Conseil d’Administration, la convocation peut être adressée aux administrateurs, au Directeur Général, son Adjoint, à l’Administrateur Général, au Président Directeur Général, au Commissaire aux comptes et à toute personne intéressée.

C – La feuille de présence

Le contenu de la feuille de présence. Dans le cadre d’une Assemblée Générale (AG), la feuille de présence est obligatoire et contient les indications suivantes : noms, prénoms et domiciles de chaque actionnaire et associé convoqué, ou de son mandataire, le nombre de voix portées, le nombre d’actions ou parts sociales. Il existe un risque de nullité des résolutions prises en cas de non-conformité de la feuille de présence. Or dans le cadre d’un CA, aucune disposition de l’Acte Uniforme ne fait référence à la nécessité d’une feuille de présence et des formalités qui s’y rapportent. En pratique, et pour plus d’objectivité, il serait idéal d’adopter le formalisme afférent à l’Assemblée Générale.

La représentation. Mandat peut être donné par un actionnaire / associé ou encore un administrateur le cas échéant à une tierce personne à l’effet de le représenter lors de la session qui aura été convoquée. Lors de l’Assemblée Générale, le mandataire peut être un actionnaire / associé ou non (parent, proche, Avocat ou conseil juridique ou financier), et peut recevoir plusieurs pouvoirs, sauf limitation des statuts. Dans le cadre d’un Conseil d’Administration, seul un administrateur peut en représenter un autre, et un administrateur ne peut en représenter plus d’un, lors de la tenue de la réunion.

II – LA TENUE DES REUNIONS SOCIALES

A – LE LIEU DE LA RÉUNION

Pour ce qui est des Assemblées Générales, il peut s’agir du siège de la Société ou tout autre lieu du territoire de l’Etat dans lequel est situé le siège social. En ce qui concerne les CA, le lieu de tenue est laissé à l’arbitrage des statuts. Pour certains participants, le « lieu » de tenue de la session de réunion sociale peut, en pratique, différer de celui où elle est supposée avoir lieu. Tel est le cas des personnes qui participent à la réunion par visioconférence.

B – LE QUORUM

1 – Le quorum de session désigne ainsi le nombre de personnes dont la présence est nécessaire pour que la réunion convoquée se tienne régulièrement. Lorsqu’il s’agit de l’Assemblée Générale Ordinaire, le quorum est atteint lorsque les actionnaires présents ou représentés possèdent au moins le quart des actions ayant droit de vote. A l’occasion d’une Assemblé Générale Extraordinaire, les actionnaires présents ou représentés possèdent au moins la moitié des actions ou parts sociales.

Pour ce qui est du Conseil d’administration, il ne siège que si la moitié des administrateurs sont physiquement présents. En cas de participation par visioconférence ou téléconférence, ce quorum est ramené au tiers des administrateurs, physiquement présents en salle de réunion.

2 – Le quorum de délibération. Autrement appelé quorum d’adoption des résolutions, c’est le nombre de personnes nécessaires à la validité de la résolution adoptée. Dans le cadre d’une Assemblée générale ordinaire, la majorité des voix exprimées suffit à valider la délibération. Dans le cadre d’une Assemblée générale extraordinaire, la majorité aux 2/3 des voix exprimées est nécessaire et dans le cadre d’un Conseil d’Administration, il délibère valablement lorsque les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, sauf dispositions plus stricte des statuts.

C- LE PROCES-VERBAL DES REUNIONS SOCIALES

Définition et enjeux. Il s’agit d’un document rédigé à la suite d’une réunion pour décrire fidèlement les résolutions qui y ont été prises. A ce titre, il est indispensable pour tous les évènements marquant de la vie d’une entreprise. Sous le prisme juridique, il a une valeur probante assurée par un formalisme rigoureux et structuré, autant sur la forme que sur le fond. Il doit reprendre équitablement les éléments des débats, y compris les points de vue contraires aux résolutions adoptées. Il ne retranscrit pas les discussions dans leur intégralité, mais demeure un compte rendu complet qui contient les détails relevés lors des échanges.

N’étant pas une interprétation, il ne peut en aucun cas retranscrire des évènements qui ne se sont pas réellement produits lors de la réunion.

Les mentions obligatoires. Dans le cadre d’une Assemblée Générale (AG), il doit contenir la date et la nature de l’Assemblée, le mode de convocation, l’ordre du jour, la composition du bureau, le quorum. Le texte des résolutions, les documents et rapports présentés à l’Assemblée, le résumé des débats, les incidents techniques éventuellement survenus (concernant les participations à distance), les noms et prénoms des associés présents et/ou représentés. Dans le cadre d’un Conseil d’Administration (CA), il doit contenir la date et le lieu de la réunion, les noms et prénoms des Administrateurs (présents, représentés, absents et non représentés), la présence de toute autre personne convoquée ou invitée à la réunion à quelque titre que ce soit, la mention des incidents techniques éventuellement survenus (concernant les participations à distance).

La signature du Procès-verbal. Les procès-verbaux doivent être signés par tous les associés présents, ou les membres du bureau de session dans le cadre d’une Assemblée générale, et par tous les administrateurs présents et représentés dans le cadre d’un Conseil d’administration.

Il doit être établi à la fin de la réunion ou quelques temps après. Il n’existe pas d’obligation légale concernant le délai de rédaction de ce document, mais il est recommandé de le dresser au plus vite. Il est même recommandé de le signer en fin de séance, car tous les associés sont encore présents.

III – LES FORMALITES POSTERIEURES AUX REUNIONS SOCIALES

A – LA PUBLICATION DES ETATS FINANCIERS

Les états financiers doivent être approuvés et déposés auprès du greffe du Tribunal de Première Instance du lieu de situation du siège social de l’entreprise. Cette obligation est assortie d’une sanction pénale à l’encontre du dirigeant qui n’y a pas satisfait.

Le dépôt est fait au moyen d’une demande d’annexion des états financiers de synthèse au RCCM, adressée au Greffier en chef et à laquelle sont joints les états financiers ainsi que le Procès-Verbal de l’Assemblée générale qui les approuve.

L’entreprise devra par ailleurs payer des droits de greffe. L’entreprise devra également exposer quelques frais pour faire publier dans un délai maximal de 45 jours après l’Assemblé générale, les états financiers de synthèse approuvés et ou consolidés, revêtus de l’attestation du Commissaire aux comptes.

B – LA MISE A JOUR DES REGISTRES SOCIAUX

Tous les registres sociaux doivent être régulièrement mis à jour, après la tenue d’une réunion sociale.

Il s’agit du registre des Assemblées, du registre des conseils d’administration, le livre d’inventaire, le livre journal, le registre des actionnaires. Tous doivent être cotés et paraphés par le Tribunal de Première Instance du lieu de situation du siège social et conservés au siège social de l’entreprise.

Cette formalité garantit l’authenticité des informations qui sont renseignées dans le registre.

C – LES FORMALITES NOTARIALES

Le recours au notaire n’est pas obligatoire dans toutes les situations. Le notaire a pour rôle d’authentifier les actes et accomplir certaines formalités de publicité légale. Son intervention n’est cependant obligatoire que lorsque les décisions prises lors de la réunion entrainent une modification des statuts : mouvement sur le capital social, modification du siège sociale, désignation, changement, renouvellement de mandat d’administrateurs, modification de la structure de l’actionnariat, désignation ou changement de dirigeant social, etc. De même, son intervention est requise lorsque les actionnaires ou associés doivent autoriser la cession d’actifs immobiliers.

D – LES DILIGENCES DE PUBLICITE LEGALE

L’entreprise peut accomplir elle-même les formalités auxquelles elle est astreinte dans le cadre des diligences post-réunions sociales (déclaration modificative ou publication dans un journal habilité à recevoir des annonces légales).

Réalisé par : Ghislain MOTSEBO, Juriste Assistant auprès de l’ACJE
Revue par : Mme Stella NSATA BANZEU, Juriste Senior et Secrétaire Générale Adjointe auprès de l’ACJE