Le Key note speaker a indiqué quelques éléments indispensables pour une collaboration fructueuse entre le juriste d’entreprise et le conseil externe :
– Connaître le métier de conseil externe : le juriste d’entreprise à travers son rôle, doit fournir des conseils juridiques pointues à la compagnie ; il est ainsi un véritable « tacticien généraliste ». En engageant un conseil juridique externe, il est important pour lui d’avoir le discernement sur le métier de conseils externes (bien connaître l’environnement des conseils juridiques, des cabinets d’avocats, les cabinets fiscaux…) pour faire le meilleur choix (de par la réputation, les factures, le professionnalisme) afin d’atteindre les objectifs ou réaliser le projet souhaité ;
– Une importante communication sur tous les volets et aspects juridiques entre les deux : le juriste d’entreprise doit donner de façon claire et précise les lignes directrices qui vont encadrer leur relation et définir les objectifs attendus du conseil externe ;
– La gestion des factures : la clarté est importante en tout point, éviter les non-dits ;
– L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication : indispensable pour assurer la célérité dans le travail et fluidifier les échanges (communication via mail, zoom, teams…)
– La relation entre les deux doit être confortable et une communication claire doit être implémentée : des règles d’engagement établies, les domaines d’intervention de chacun définis ; toute chose qui apportera la quiétude au sein de l’organisation.
– Il est important de garder à l’esprit que le juriste d’entreprise fourni des conseils, mais ces derniers peuvent être considérés ou pas. Il revient donc aux dirigeants et actionnaires de prendre les décisions qui s’imposent pour l’entreprise.
De ces bases du Key note speaker ont découlé plusieurs aspects.
I- COMMENT ENCADRER LES RELATIONS ENTRE LES DEUX DE FAÇON EFFICACE ?
Quelques pistes à avoir à l’esprit :
– Définir les termes de l’engagement et l’étendue des domaines d’intervention entre les deux intervenants ;
– Établir de façon précise les conditions de travail, s’assurer avant d’aller au vif du sujet de s’accorder sur tous les termes notamment les honoraires du conseil juridique externe, la façon de travailler, les délais ;
– Le conseil externe a l’obligation de rechercher les meilleurs moyens pour trouver la solution en tenant compte des contraintes dont fait face le juriste d’entreprise ;
– Le juriste d’entreprise doit bâtir la stratégie pour permettre au conseil externe d’atteindre les objectifs requis par le top Management.
L’humilité doit être le maître mot dans leur relation commune, les deux parties étant dans une relation de partenariat gagnant/gagnant où ils doivent se tenir la main, se respecter. La relation entre les deux doit être très conviviale pour le bien de l’entreprise. Ils sont d’ailleurs appelés à se compléter mutuellement pour permettre l’atteinte efficace des objectifs.
II- EXISTE-T-IL UNE VERITABLE POSSIBILITE DE NEGOCIER ENTRE LES DEUX ?
On constate dans l’ensemble que les cabinets ont tendance à imposer leur façon de faire. Pourtant c’est le juriste d’entreprise qui donne le ton (définit clairement ce qu’on attend du conseil externe dans son travail) car c’est lui qui répondra au top management en définitive.
Lorsqu’il confie une mission au conseil externe, le juriste d’entreprise doit s’assurer d’avoir clairement identifié les lignes directrices de la mission et en faire un condensé sous forme de cahier de charges qui servira de fil conducteur dans l’accomplissement et l’évaluation du travail du conseil externe. Le conseil externe est donc ici un outil d’aide à la décision et est libre de son opinion.
III- QUID DE LA FACTURATION DES HONORAIRES DES CONSEILS ?
Le métier de juriste évolue significativement, en ce qui concerne les conseils externes, il est important de s’interroger si avec l’évolution technologique, leurs prestations seront toujours taxées à l’heure, à la tâche, forfaitaire ?
Une chose est certaine : les conseils externes auront une marge de manœuvre assez réduite sur la facturation de leurs honoraires à cause de l’Intelligence Artificielle.
Bien plus, les conseils externes assisteront à une limitation de leur champs d’intervention dans les entreprises où le département juridique est assez fourni- en ressources humaines compétentes et variées.
IV- LA COMPLEXITE DANS LA RELATION JURISTE D’ENTREPRISE/ CONSEIL EXTERNE
Cette complexité nait du fait que certains détails ne sont pas abordés lors du travail de l’externe à l’entame de la collaboration. Ce qui débouche souvent sur des conflits lors de la facturation car le conseil externe a dépensé plus que prévus, a fourni plus de prestation que prévu.
Par ailleurs, très souvent les entreprises pensent que tout problème juridique est contentieux alors que non. Beaucoup de problèmes sont résolus sans passer par les tribunaux. Il est important d’effectuer une bonne appréciation juridique du dossier avant cotation auprès du conseil externe. L’hypothèse des arrangements à l’amiable doit être priorisée en lieu et place du recours sans cesse aux tribunaux. Il est important d’apprécier et d’encourager la proposition du conseil externe visant à privilégier le règlement non contentieux des conflits (médiation, arbitrage).
V- LA NECESSITE POUR LE CONSEIL EXTERNE DE REPONDRE A CERTAINES EXIGENCES POUR ETRE COMPETITIFS SUR LE MARCHE
Le conseil externe se doit de
– Respecter des délais ;
– Rendre compte fidèlement au juriste d’entreprise ;
– Etre au même niveau d’information dans l’avancée du dossier ;
– Se moderniser dans la façon de travailler ;
– Avoir les outils et moyens nécessaire pour satisfaire à la demande (ordinateur, outils informatique), fourniture spontanée des comptes rendus et conclusions au clients ;
– Pallier aux insuffisances qui pourraient représenter des freins pour leur évolution : absence de compte bancaires, d’adresse email, de ressources matérielles et humaines.
– Se former continuellement pour répondre de façon efficace aux besoins des entreprises.
– Dans leur relation commune, les échanges et partages de pièces doivent être fluides ;
Au-delà de tout, il faut toutefois reconnaître que malgré les avancées de la technologies et L’IA, le conseil externe gardera sa place au sein du dispositif économique car l’IA ne saurait remplacer le conseil en certaines circonstances, notamment dans le cadre de la structuration de certains contrats, l’anticipation sur certains risques.
